ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN FÜR DIENSTLEISTUNGEN AUF DER PLATTFORM „DOKUM.AI“

I. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“ genannt) regeln die Grundsätze der Erbringung elektronischer Dienstleistungen sowie die Nutzung des Online-Dienstes und der SaaS-Software „Dokum.ai“, verfügbar unter der Adresse Dokum.ai.

Eigentümer des Dienstes und Dienstleister ist:

DOKUMIND SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ (Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach polnischem Recht) mit Sitz in Opole, ul. Oleska, Nr. 121A, Lok. 11, Ort OPOLE, PLZ 45-231, Polen. Eingetragen beim Amtsgericht in Opole, XIII. Wirtschaftsabteilung des Landesgerichtsregisters (KRS) unter der Nummer: 0001215170. Steuer-ID (NIP): 7543384735, REGON: 543634879 (nachfolgend: „Anbieter“).

Diese AGB wurden auf der Grundlage von Art. 8 Abs. 1 Pkt. 1 des polnischen Gesetzes vom 18. Juli 2002 über die Erbringung elektronischer Dienstleistungen erstellt.

Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer (B2B). Durch Akzeptieren dieser AGB erklärt der Kunde, dass er den Vertrag im Rahmen seiner gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit abschließt und die Nutzung des Dienstes für ihn beruflichen Charakter hat. Der Anbieter erbringt keine Dienstleistungen für Verbraucher.

Die AGB sind integraler Bestandteil des zwischen dem Anbieter und dem Kunden auf elektronischem Wege geschlossenen Dienstleistungsvertrags.

II. DEFINITIONEN

Die in diesen AGB verwendeten Begriffe haben folgende Bedeutung:

• Kunde: Eine natürliche Person, eine juristische Person oder eine organisatorische Einheit ohne Rechtspersönlichkeit, die eine gewerbliche Tätigkeit ausübt und ein Konto im Dienst registriert hat.
• Dienst / Dokum.ai: Software, die im SaaS-Modell (Software as a Service) bereitgestellt wird und Algorithmen der Künstlichen Intelligenz (KI) nutzt, um Dokumente automatisch zu verarbeiten, mittels OCR auszulesen und zu analysieren.
• Konto: Ein individuelles Administrationspanel des Kunden im System Dokum.ai, geschützt durch Login und Passwort.
• Preisliste: Verzeichnis der Gebühren für die Nutzung des Dienstes, verfügbar unter oder als Anhang zu einem individuellen Angebot.
• Höhere Gewalt: Ein externes Ereignis, das unvorhersehbar ist und nicht verhindert werden kann, insbesondere: Naturkatastrophen, Kriege, Streiks, Ausfälle von Energienetzen, Ausfälle von Telekommunikationsverbindungen externer Anbieter, DDoS-Angriffe (Distributed Denial of Service), Maßnahmen staatlicher Verwaltungsbehörden sowie Gesetzesänderungen, die die Erbringung des Dienstes unmöglich machen.

III. TECHNISCHE ANFORDERUNGEN UND KI-TRANSPARENZ

Um den Dienst ordnungsgemäß nutzen zu können, muss der Kunde über Folgendes verfügen: a) ein Gerät mit Internetzugang; b) einen Webbrowser, der Cookies, JavaScript und das SSL/TLS-Verschlüsselungsprotokoll unterstützt (empfohlen: die neuesten stabilen Versionen von Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge); c) ein aktives E-Mail-Konto.

Der Anbieter haftet nicht für Fehlfunktionen des Dienstes, die darauf zurückzuführen sind, dass der Kunde die oben genannten Anforderungen nicht erfüllt.

Transparenz von KI-Systemen (gemäß AI Act / KI-Verordnung):

a) Der Anbieter informiert hiermit, dass der Dienst „Dokum.ai“ ein System darstellt, das Künstliche Intelligenz (KI) im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 nutzt.

b) Die im Dienst implementierten KI-Systeme haben eine unterstützende Funktion (assistive function) und dienen der automatischen Extraktion und Kategorisierung von Daten aus Dokumenten.

c) Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass trotz des Einsatzes fortschrittlicher Technologien die von der KI generierten Ergebnisse (einschließlich OCR-Ergebnisse) fehlerbehaftet sein können.

d) Menschliche Aufsicht: Der Kunde verpflichtet sich, die Richtigkeit der vom Dienst verarbeiteten Daten zu überprüfen, bevor er diese im Rechts- oder Geschäftsverkehr weiterverwendet (Grundsatz des Human-in-the-loop). Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die aus einem unkritischen Vertrauen auf die Ergebnisse der automatischen Analyse ohne deren vorherige Überprüfung durch einen Menschen resultieren.

IV. ZAHLUNGEN UND KONTO SPERRUNG

Die Nutzung des Dienstes ist kostenpflichtig gemäß dem in der Preisliste gewählten Abonnementplan.

Umsatzsteuerrechnungen (Faktura VAT) werden in elektronischer Form ausgestellt. Die Zahlungsfrist beträgt 14 Tage ab Ausstellungsdatum der Rechnung. Die Akzeptanz der AGB gilt als Zustimmung zum Versand von Rechnungen auf elektronischem Wege ohne Unterschrift des Empfängers.

Im Falle des fruchtlosen Ablaufs der Zahlungsfrist sendet der Anbieter dem Kunden eine Zahlungsaufforderung (per E-Mail) unter Setzung einer Nachfrist von 7 Tagen.

Bleibt die Zahlung auch innerhalb der Nachfrist aus, kann der Vertrag mit sofortiger Wirkung gekündigt werden, und der Zugang zur Funktion der Verarbeitung neuer Dokumente wird gesperrt (vorbehaltlich der Bestimmungen in Kapitel VII bezüglich des Datenzugriffs).

Vom Kunden gezahlte Gebühren für Abrechnungszeiträume vor der Kontosperrung werden nicht zurückerstattet.

V. HAFTUNG

Die Haftung des Anbieters gegenüber dem Kunden wegen Nichterfüllung oder Schlechterfüllung des Vertrages ist, auf der Grundlage von Art. 473 § 2 des polnischen Zivilgesetzbuches (Kodeks Cywilny), ausschließlich auf Schäden beschränkt, die durch Vorsatz verursacht wurden. Die Haftung für Fahrlässigkeit wird ausgeschlossen.

Die Haftung des Anbieters für entgangenen Gewinn (lucrum cessans) sowie für indirekte Schäden des Kunden ist vollständig ausgeschlossen.

Die gesamte, kumulierte Schadenersatzhaftung des Anbieters aus jeglichem Rechtsgrund (einschließlich vertraglicher und deliktischer Haftung) gegenüber dem Kunden ist beschränkt auf die Höhe der gesamten Nettobeträge, die der Kunde für den Dienst in den 6 (sechs) Monaten vor der Anspruchsanmeldung gezahlt hat.

Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die Inhalte, Daten und Dateien, die in Dokum.ai eingegeben werden. Sollten Dritte Ansprüche gegen den Anbieter im Zusammenhang mit den vom Kunden eingegebenen Daten geltend machen, verpflichtet sich der Kunde, den Anbieter von der Haftung freizustellen (einschließlich der Schuldbefreiung), anstelle des Anbieters in den Rechtsstreit einzutreten und alle dem Anbieter entstandenen Kosten zu decken.

Der Anbieter verpflichtet sich, bei der Erstellung von Sicherungskopien (Backups) die gebotene Sorgfalt walten zu lassen. Vorbehaltlich dessen haftet der Anbieter nicht für den Verlust von Kundendaten, es sei denn, der Schaden wurde durch vorsätzliches Handeln des Anbieters verursacht.

Der Anbieter haftet nicht für Unterbrechungen des Zugangs zum Dienst, die durch Höhere Gewalt oder Wartungsarbeiten verursacht werden.

VI. GEISTIGES EIGENTUM UND INHALTE

Sämtliche urheberrechtlichen Vermögensrechte am Dienst Dokum.ai, am Quellcode, an der Benutzeroberfläche und an der Dokumentation stehen ausschließlich dem Anbieter zu. Der Vertrag überträgt keine Urheberrechte auf den Kunden, sondern stellt lediglich eine Lizenz zur zeitlich begrenzten Nutzung des Dienstes im SaaS-Modell dar.

Der Kunde behält alle Rechte an den Daten und Dokumenten, die er in den Dienst einspeist.

Der Kunde gewährt dem Anbieter eine nicht-exklusive, unentgeltliche Lizenz zur Speicherung, Vervielfältigung und Verarbeitung der eingegebenen Daten ausschließlich zu dem Zweck und in dem Umfang, der für die ordnungsgemäße Erbringung des Dienstes erforderlich ist.

Der Kunde erklärt, dass er über die entsprechenden Rechte an allen in Dokum.ai hochgeladenen Dateien verfügt und dass deren Verarbeitung weder gegen geltendes Recht noch gegen Rechte Dritter verstößt.

Verbot von Hochrisiko-Systemen: Es ist untersagt, den Dienst für Zwecke zu nutzen, die gemäß Anhang III des AI Acts als Hochrisiko-KI-Systeme (High-Risk AI) klassifiziert sind, insbesondere für: die automatische Bewertung der Kreditwürdigkeit natürlicher Personen, das Profiling von Kandidaten in Rekrutierungsprozessen ohne menschliche Aufsicht sowie das Treffen automatisierter Entscheidungen, die Rechtswirkungen gegenüber natürlichen Personen entfalten.

Schutz von Trainingsdaten und Anonymisierung:

Der Anbieter erklärt, dass Daten, Inhalte von Dokumenten und Dateien, die vom Kunden in den Dienst eingegeben werden, nicht zum Trainieren, Nachlernen (Fine-Tuning) oder zur Verbesserung der KI-Algorithmen des Anbieters oder Dritter (einschließlich Anbieter von Basismodellen) verwendet werden.

Eine Ausnahme bildet der Fall, in dem der Kunde hierzu eine gesonderte, freiwillige und ausdrückliche Zustimmung über eine entsprechende Funktion im Kontopanel (Opt-in) erteilt. Im Falle einer solchen Zustimmung verpflichtet sich der Anbieter, dass alle Daten vor ihrer Verwendung im Prozess des maschinellen Lernens (Machine Learning) einem Prozess der dauerhaften und irreversiblen Anonymisierung unterzogen werden. Diese Anonymisierung besteht in der Entfernung aller Merkmale, die eine Identifizierung natürlicher Personen ermöglichen (gemäß DSGVO), sowie der Entfernung sensibler Daten und Informationen, die Geschäftsgeheimnisse des Kunden darstellen, sodass diese Daten zu statistischen Daten werden, die nicht mit dem Kunden in Verbindung gebracht werden können.

VII. VERTRAGSAUFLÖSUNG UND ANBIETERWECHSEL (DATA ACT)

Jede Partei kann den Vertrag unter Einhaltung der im gewählten Abonnementplan vorgesehenen Kündigungsfrist mit Wirkung zum Ende des Abrechnungszeitraums kündigen.

Der Anbieter behält sich das Recht vor, den Vertrag fristlos zu kündigen, wenn der Kunde grob gegen die AGB verstößt oder den Dienst für rechtswidrige Zwecke nutzt.

Recht auf Anbieterwechsel: In Erfüllung der Pflichten aus der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) gewährleistet der Anbieter dem Kunden das Recht auf einen reibungslosen Wechsel des Anbieters des Datenverarbeitungsdienstes.

Übergangsfrist: Im Falle einer Vertragskündigung gewährt der Anbieter auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden, der vor Ablauf der Kündigungsfrist geäußert werden muss, eine kostenpflichtige Übergangsfrist von 30 Kalendertagen ab dem Datum des Vertragsablaufs.

Während der Übergangsfrist:

a) Kann der Zugang zu den Funktionen des Dienstes auf die für den Datenexport notwendigen Werkzeuge beschränkt werden;

b) Ermöglicht der Anbieter dem Kunden das Herunterladen der Daten in einem allgemein gebräuchlichen, offenen und maschinenlesbaren Format (gemäß der auf der Website verfügbaren Interoperabilitätsspezifikation);

c) Wird der Anbieter keine technischen Barrieren errichten, die die Migration verhindern.

Kosten: Bis zum 12. Januar 2027 kann der Anbieter eine Gebühr für die Unterstützung im Prozess des Anbieterwechsels erheben, die die dem Anbieter direkt entstandenen Kosten nicht übersteigt. Ab dem 12. Januar 2027 ist dieses Verfahren kostenlos (ausgenommen sind die Standard-Abonnementgebühren für den Zeitraum der Nutzung des Dienstes).

Nach Ablauf der Übergangsfrist (oder nach Ablauf der Kündigungsfrist bei fehlendem Migrationswunsch) wird der Anbieter die Daten des Kunden innerhalb von 30 Tagen dauerhaft und irreversibel von den Servern löschen, es sei denn, gesetzliche Vorschriften schreiben deren weitere Aufbewahrung vor.

VIII. REKLAMATIONSVERFAHREN

Alle Reklamationen bezüglich der Funktion des Dienstes sind elektronisch an folgende Adresse zu richten:.

Die Reklamation sollte enthalten: Identifikationsdaten des Kunden (Kontoname), Beschreibung des festgestellten Fehlers sowie Screenshots zur Dokumentation des Problems.

Der Anbieter prüft die Reklamation innerhalb von 14 Tagen nach deren Eingang. Die Antwort wird an die dem Konto des Kunden zugeordnete E-Mail-Adresse gesendet.

IX. DATENSCHUTZ (DSGVO/RODO)

Der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten des Kunden (Kontodaten) ist der Anbieter. Die Grundsätze der Verarbeitung dieser Daten sind in der Datenschutzerklärung festgelegt.

Soweit der Anbieter personenbezogene Daten verarbeitet, die in den vom Kunden in den Dienst hochgeladenen Dokumenten enthalten sind, handelt der Anbieter als Auftragsverarbeiter (Processor).

Die detaillierten Regeln der Auftragsverarbeitung werden im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV / DPA) geregelt, der Anhang Nr. 1 zu diesen AGB bildet. Die Akzeptanz der AGB ist gleichbedeutend mit dem Abschluss des Auftragsverarbeitungsvertrags.

X. SALVATORISCHE KLAUSEL

Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam oder kraft Gesetzes nichtig sein, berührt dies nicht die Wirksamkeit und Gültigkeit der übrigen Bestimmungen der AGB.

Anstelle der unwirksamen Bestimmung treten die entsprechenden gesetzlichen Vorschriften des polnischen Zivilgesetzbuches und anderer Gesetze, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommen.

XI. SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Für die Verpflichtungen aus diesen AGB gilt das Recht der Republik Polen.

Alle Streitigkeiten, die sich aus diesen AGB ergeben, werden durch das für den Sitz des Anbieters örtlich zuständige ordentliche Gericht entschieden.

Der Anbieter behält sich das Recht vor, die AGB zu ändern. Über Änderungen wird der Kunde per E-Mail mit einer Frist von mindestens 14 Tagen vor deren Inkrafttreten informiert. Die weitere Nutzung des Dienstes nach Inkrafttreten der Änderungen gilt als deren vollständige Akzeptanz.