REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ W RAMACH SERWISU „DOKUM”

Wersja: 1. Data obowiązywania: 5.01.2026

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną oraz zasady korzystania z serwisu internetowego i oprogramowania SaaS o nazwie Dokum, dostępnego pod adresem Dokum.ai.
  2. Właścicielem serwisu i podmiotem świadczącym usługi jest DOKUMIND SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Opolu, ul. Oleska, nr 121A, lok. 11, miejsc. OPOLE, kod 45-231. Sąd Rejonowy w Opolu, XIII Wydział Gospodarczy KRS, Nr KRS:  0001215170. NIP: 7543384735, REGON: 543634879
  3. (zwana dalej: „Dostawcą”).
  4. Niniejszy Regulamin został sporządzony na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  5. Usługa jest dedykowana wyłącznie dla przedsiębiorców. Akceptując niniejszy Regulamin, Klient oświadcza, że zawiera Umowę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową, a korzystanie z Usługi ma dla niego charakter zawodowy. Dostawca nie świadczy usług na rzecz konsumentów.
  6. Regulamin stanowi integralną część umowy o świadczenie usług zawieranej pomiędzy Dostawcą a Klientem drogą elektroniczną.

II. DEFINICJE

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

  1. Klient – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, prowadząca działalność gospodarczą, która dokonała rejestracji Konta w Serwisie.
  2. Usługa / Dokum.ai – oprogramowanie dostępne w modelu SaaS (Software as a Service), wykorzystujące algorytmy sztucznej inteligencji (AI), służące do automatycznego przetwarzania, OCR i analizy dokumentów.
  3. Konto – indywidualny panel administracyjny Klienta w systemie Dokum.ai, zabezpieczony loginem i hasłem.
  4. Cennik – wykaz opłat za korzystanie z Usługi, dostępny pod adresem [LINK DO CENNIKA] lub stanowiący załącznik do indywidualnej oferty.
  5. Siła Wyższa – zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, w tym w szczególności: klęski żywiołowe, wojna, strajki, awarie sieci energetycznych, awarie łączy telekomunikacyjnych dostawców zewnętrznych, ataki typu DDoS (Distributed Denial of Service), działania organów administracji państwowej oraz zmiany w prawie uniemożliwiające świadczenie Usługi.

III. WYMOGI TECHNICZNE I TRANSPARENTNOŚĆ AI

  1. W celu prawidłowego korzystania z Usługi, Klient zobowiązany jest dysponować: a) urządzeniem z dostępem do sieci Internet; b) przeglądarką internetową obsługującą pliki Cookies, JavaScript oraz protokół szyfrowania SSL/TLS (zalecane: najnowsze stabilne wersje Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge); c) aktywnym kontem poczty elektronicznej.
  2. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie Usługi wynikające z niespełnienia przez Klienta powyższych wymogów.
  3. Transparentność Systemów AI (zgodnie z AI Act): a) Dostawca informuje, że Usługa „Dokum.ai” stanowi system wykorzystujący sztuczną inteligencję (AI) w rozumieniu Rozporządzenia (UE) 2024/1689. b) Systemy AI zaimplementowane w Usłudze pełnią funkcję wspomagającą (assistive) i służą do automatycznej ekstrakcji i kategoryzacji danych z dokumentów. c) Klient przyjmuje do wiadomości, że pomimo zastosowania zaawansowanych technologii, wyniki generowane przez AI (w tym odczyt OCR) mogą być obarczone marginesem błędu. d) Nadzór Ludzki: Klient zobowiązuje się do weryfikacji poprawności danych przetworzonych przez Usługę przed ich dalszym wykorzystaniem w obrocie prawnym lub gospodarczym (zasada Human-in-the-loop). Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku bezkrytycznego oparcia się na wynikach automatycznej analizy bez ich uprzedniej weryfikacji przez człowieka.

IV. PŁATNOŚCI I BLOKADA KONTA

  1. Korzystanie z Usługi jest odpłatne zgodnie z wybranym planem subskrypcyjnym wskazanym w Cenniku.
  2. Faktury VAT wystawiane są w formie elektronicznej. Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury. Akceptacja Regulaminu oznacza zgodę na przesyłanie faktur drogą elektroniczną bez podpisu odbiorcy.
  3. W przypadku bezskutecznego upływu terminu płatności, Dostawca prześle Klientowi wezwanie do zapłaty (wiadomość e-mail) z wyznaczeniem dodatkowego terminu wynoszącego 7 dni.
  4. W przypadku braku wpłaty w dodatkowym terminie, umowa może ulec rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym, a dostęp do funkcjonalności przetwarzania nowych dokumentów zostanie zablokowany (z zastrzeżeniem postanowień Rozdziału VII dotyczących dostępu do danych).
  5. Opłaty uiszczone przez Klienta za okresy rozliczeniowe poprzedzające blokadę Konta nie podlegają zwrotowi.

V. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

  1. Odpowiedzialność Dostawcy względem Klienta z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, na podstawie art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego, ograniczona jest wyłącznie do szkód wyrządzonych z winy umyślnej. Odpowiedzialność za winę nieumyślną zostaje wyłączona.
  2. Odpowiedzialność Dostawcy za utracone korzyści (lucrum cessans) oraz szkody pośrednie Klienta jest całkowicie wyłączona.
  3. Całkowita, łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Dostawcy z jakiegokolwiek tytułu (w tym kontraktowa i deliktowa) względem Klienta ograniczona jest do wysokości łącznej kwoty netto zapłaconej przez Klienta za Usługę w ciągu 1 (jednego) miesiąca poprzedzającego zgłoszenie roszczenia.
  4. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za treści, dane i pliki wprowadzane do Dokum.ai. W przypadku skierowania do Dostawcy jakichkolwiek roszczeń przez osoby trzecie w związku z danymi wprowadzonymi przez Klienta, Klient zobowiązuje się zwolnić Dostawcę z odpowiedzialności (w tym z długu), wstąpić do sprawy w miejsce Dostawcy oraz pokryć wszelkie koszty poniesione przez Dostawcę.
  5. Dostawca zobowiązuje się do dochowania należytej staranności w zakresie tworzenia kopii zapasowych (backup). Z zastrzeżeniem powyższego, Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych Klienta, chyba że szkoda powstała z winy umyślnej Dostawcy.
  6. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostępie do Usługi spowodowane działaniem Siły Wyższej lub pracami konserwacyjnymi.

VI. WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA I TREŚCI

  1. Wszelkie prawa autorskie majątkowe do serwisu Dokum.ai, kodu źródłowego, interfejsu oraz dokumentacji przysługują wyłącznie Dostawcy. Umowa nie przenosi na Klienta żadnych praw autorskich, a jedynie stanowi licencję na czasowe korzystanie z Usługi w modelu SaaS.
  2. Klient zachowuje pełnię praw do danych i dokumentów wprowadzanych do Usługi.
  3. Klient udziela Dostawcy niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na przechowywanie, kopiowanie i przetwarzanie wprowadzonych danych wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do należytego świadczenia Usługi.
  4. Klient oświadcza, że posiada odpowiednie prawa do wszystkich plików wgrywanych do Dokum.ai i że ich przetwarzanie nie narusza przepisów prawa ani praw osób trzecich.
  5. Zakaz Systemów Wysokiego Ryzyka: Zabrania się wykorzystywania Usługi do celów klasyfikowanych jako Systemy Wysokiego Ryzyka (High-Risk AI) zgodnie z Załącznikiem III do AI Act, w szczególności do: automatycznej oceny zdolności kredytowej osób fizycznych, profilowania kandydatów w procesach rekrutacyjnych bez nadzoru ludzkiego, oraz podejmowania zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne wobec osób fizycznych.
  6. Ochrona Danych Treningowych: Dostawca oświadcza, że dane i treści dokumentów wprowadzane przez Klienta do Usługi nie są wykorzystywane do trenowania globalnych modeli sztucznej inteligencji Dostawcy ani udostępniane podmiotom trzecim w celach uczenia maszynowego, chyba że Klient wyrazi na to odrębną, wyraźną zgodę.

VII. ROZWIĄZANIE UMOWY I PROCEDURA ZMIANY DOSTAWCY (DATA ACT)

  1. Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia przewidzianego w wybranym planie subskrypcyjnym, ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego.
  2. Dostawca zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta lub wykorzystywania Usługi do celów sprzecznych z prawem.
  3. Prawo do Zmiany Dostawcy: Realizując obowiązki wynikające z Rozporządzenia (UE) 2023/2854 (Data Act), Dostawca zapewnia Klientowi prawo do sprawnej zmiany dostawcy usługi przetwarzania danych.
  4. Okres Przejściowy: W przypadku wypowiedzenia Umowy, na wyraźne żądanie Klienta zgłoszone przed upływem okresu wypowiedzenia, Dostawca zapewni płatny Okres Przejściowy trwający maksymalnie 30 dni kalendarzowych od daty wygaśnięcia Umowy.
  5. W trakcie Okresu Przejściowego: a) Dostęp do funkcjonalności Usługi może zostać ograniczony do narzędzi niezbędnych do eksportu danych; b) Dostawca umożliwi pobranie przez Klienta danych w powszechnie używanym, otwartym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (zgodnie ze specyfikacją interoperacyjności dostępną na stronie WWW); c) Dostawca nie będzie stosował barier technicznych uniemożliwiających migrację.
  6. Koszty: Do dnia 12 stycznia 2027 r. Dostawca może naliczyć opłatę za asystę w procesie zmiany dostawcy, nieprzekraczającą bezpośrednich kosztów poniesionych przez Dostawcę. Od dnia 12 stycznia 2027 r. procedura ta jest bezpłatna (z wyłączeniem standardowych opłat subskrypcyjnych za okres korzystania z serwisu).
  7. Po zakończeniu Okresu Przejściowego (lub po upływie okresu wypowiedzenia przy braku żądania migracji), Dostawca trwale i nieodwracalnie usunie dane Klienta z serwerów w terminie do 30 dni, chyba że przepisy prawa nakazują ich dalszą retencję.

VIII. POSTĘPOWANIE REKLAMACYJNE

  1. Wszelkie reklamacje dotyczące działania Usługi należy zgłaszać drogą elektroniczną na adres: [ADRES E-MAIL].
  2. Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać: dane identyfikacyjne Klienta (nazwę Konta), opis stwierdzonego błędu oraz zrzuty ekranu dokumentujące problem.
  3. Dostawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania. Odpowiedź zostanie przesłana na adres e-mail przypisany do Konta Klienta.

IX. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Administratorem danych osobowych Klienta (dane konta) jest Dostawca. Zasady przetwarzania tych danych określa Polityka Prywatności.
  2. W zakresie, w jakim Dostawca przetwarza dane osobowe zawarte w dokumentach wgrywanych przez Klienta do Usługi, Dostawca działa jako Podmiot Przetwarzający.
  3. Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych reguluje Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA), stanowiąca Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem Umowy Powierzenia.

X. KLAUZULA SALWATORYJNA

  1. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie niniejszego Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne z mocy prawa, nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych postanowień Regulaminu.
  2. W miejsce nieważnego postanowienia zastosowanie znajdą odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego oraz innych ustaw, interpretowane w sposób najbliższy celowi gospodarczemu określonym w nieważnym postanowieniu.

XI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Prawem właściwym dla zobowiązań wynikających z niniejszego Regulaminu jest prawo Rzeczypospolitej Polskiej.
  2. Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Dostawcy.
  3. Dostawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O zmianach Klient zostanie poinformowany drogą mailową z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu w życie zmian oznacza ich pełną akceptację.